O formulário é responsável por controlar o comportamento da atividade dentro do sistema, determinando quais informações são obrigatórias, quem pode criar, quem pode executar e quais regras devem ser seguidas durante todo o processo.
Uma forma simples de entender o formulário é compará-lo a um bloco de solicitações em papel. Cada departamento ou processo da empresa pode ter necessidades diferentes, exigindo informações específicas. No sistema, o formulário cumpre exatamente essa função.
Por exemplo, uma atividade de reembolso de despesas possui regras e informações diferentes de uma atividade de manutenção em máquina. Cada uma utiliza um formulário adequado ao seu processo.
De forma geral, um formulário pode definir:
Se datas e horas planejadas são obrigatórias
Se é necessário anexar arquivos
Se a atividade precisa de aprovação antes de ser executada
Se deve estar vinculada a um projeto ou cliente
Se o solicitante poderá avaliar a atividade após a conclusão
Quem pode criar atividades com esse formulário
Quem pode executar as atividades criadas
Quais campos são obrigatórios na criação e na execução
Critérios de prioridade automática
Quem será notificado quando a atividade for criada
Essas configurações permitem criar formulários mais formais, com muitas regras e validações, ou formulários mais simples, adaptados à realidade de cada área da empresa.
Criando um Formulário
Acesse Configurações > Formulários.
Clique em Incluir novo formulário.
Informe o nome do formulário e selecione um grupo > Clique em Seguir.
O grupo ajuda a organizar os formulários e pode representar um departamento ou processo.No menu lateral, configure as opções do formulário.
As configurações estão organizadas em uma sequência lógica, do topo para baixo.Leia as orientações de cada campo.
Ao lado dos campos existem explicações rápidas ou links de apoio.Salve o formulário antes de trocar de tela.
Isso evita a perda de informações durante a configuração.