Cadastro de colaboradores | Central de Ajuda TWO

Olá, RH! Neste artigo você vai ver o passo a passo para fazer o cadastro de colaboradores em seu ambiente. Lembrando que o procedimento é o mesmo para cadastro de usuários Executivos, Gestores e Colaboradores.

Importante: Para realizar o cadastro de colaboradores que registram o ponto é necessário que exista Empregador(es) cadastrados. Caso ainda não tenha feito o cadastro de Empregadores, acesse o passo a passo clicando aqui.

Dica: Para cadastro de diversos colaboradores utilize a o rotina de cadastro em lote por importação. Isso vai te ajudar a ganhar produtividade!

Veja abaixo o passo a passo em vídeo e em texto de acordo com o formato de cadastro que precisa:

Cadastro de colaboradores de forma pontual

O primeiro passo é acessar a aba Colaboradores, para isso vá em CONFIGURAÇÕES e na sequência em COLABORADORES:

Na tela seguinte você verá a lista dos seus colaboradores já cadastrados, sendo que caso precise editar algum colaborador, basta clicar me cima do nome e a tela de informações cadastrais será aberta.

Dica: Se você clicar no símbolo da seta na frente do nome do colaborador, o cadastro será aberto em outra guia do seu navegador:

Para cadastrar um novo colaborador, basta clicar no menu lateral NOVO COLABORADOR:

Na tela de Cadastro de novo colaborador, você deve preencher os dados básicos para fazer a criação de um novo cadastro e clique no botão ADICIONAR NOVO COLABORADOR

Importante: As informações de login (usuário) do colaborador estão relacionadas ao e-mail ou PIN, sendo que:

E-mail: Acesso à plataforma da TWO exclusivamente pelo formato Web (O e-mail pode ser deixado em branco caso ocorra o preenchimento do número de PIN)
PIN: Chave de acesso exclusivamente numérica e utilizada para acesso via quiosque (pelo computador) ou para acesso via App (Veja o artigo da diferença entre acesso quiosque e web clicando aqui) [INSERIR LINK DO ARTIGO DA DIFERENÇA DE ACESSO QUIOSQUE E WEB]
- Recomendamos que o número de PIN seja o mesmo número de matrícula ou os números do CPF (apenas alguns dígitos do CPF ou o número completo do CPF)
O número de PIN deve ser único para todo o seu cadastro, ou seja, não podemos ter colaboradores diferentes utilizando o mesmo PIN
- Caso a sua matrícula se repita, recomendamos o uso do CPF como número de PIN

Nível de acesso: O nível de acesso é o que controla a quais informações o seu colaborador terá acesso na plataforma da TWO. Veja mais informações sobre o controle de acesso no final deste artigo na tabela completa dos campos do cadastro de colaborador.

Você será redirecionado para a tela do Cadastro do colaborador, onde pode conferir os dados inseridos e completar o cadastro do seu colaborador. Veja que existem mais informações disponíveis no cadastro do seu colaborador ao navegador pelas abas superiores (setas azuis da imagem abaixo):

Recomendamos que o seguintes dados sejam preenchidos:

Data de admissão (aba Avançadas)
Departamento (aba Avançadas)
Regra de ponto (aba Regra de ponto)

Ao final de cada atualização, basta clicar no botão SALVAR ao final da página.

Cadastro de colaboradores em lote (por importação)

Importante: Ao utilizar a PLANILHA MODELO DE IMPORTAÇÃO deste artigo o cabeçalho não deve ser alterado.

Esse procedimento é recomendado para cadastro de diversos colaboradores, pois assim você consegue ganhar produtividade e agilidade nos cadastros.

Para iniciar basta acessar CONFIGURAÇÕES e na sequencia selecionar a opção COLABORADORES:

Na sequencia seleciona a opção IMPORTAR COLABORADOR(ES) no menu lateral

Recomendamos que utilize o modelo de planilha ao final deste artigo (PLANILHA MODELO DE IMPORTAÇÃO) para fazer a importação dos seus colaboradores. Lembre-se de salvar a planilha no formato "CSV (Separado por vírgulas)", pois este é o único formato aceito para importação de colaboradores.

Importante: O nome do cabeçalho da planilha no pode ser alterado e deve ser exatamente igual ao da "Planilha Modelo de Colaboradores - Importação"

Dica: Campos numérico que começam com ZERO, devem ser formatados como texto no Excel.

Com a planilha preenchida seleciona a opção ENVIE SEU ARQUIVO:

Dica: Você pode utilizar a função TESTAR CARGA antes de enviar sua planilha para importação. Essa função te ajudará a diagnosticar erros de preenchimento da planilha.

Selecione sua planilha preenchida e clique em ENVIAR:

Dica: Se estiver enviando uma planilha apenas de atualização dos dados de colaboradores já cadastrados, seleciona a opção APENAS ATUALIZAR INFORMAÇÕES no quadro acima.

Você será encaminhado para a tela de acompanhamento das importações realizadas. Neste tela estará disponível todo o histórico de importação de colaboradores realizados em seu ambiente.

Ao final da importação você verá uma mensagem de IMPORTAÇÃO CONCLUIDA COM SUCESSO

Caso durante o processo de importação tenha ocorrido algum erro, você receberá um alerta da plataforma direcionando o que deve ser corrigido, basta clicar em VER MAIS INFORMAÇÕES:

Detalhes dos campos do cadastro de colaboradores

A tabela abaixo demonstra o nome da coluna para o processo de importação. O nome da cada campo é o mesmo no cadastro do colaborador navegando pelas abas.

Nome da Coluna	Detalhes
Email	Indica qual é o e-mail do seu colaborador que será também o login de acesso ao sistema.
PIN	Código numérico que substitui o e-mail. Como sugestão, pode ser o número da matrícula ou CPF do colaborador.
Matricula	Em algumas empresas conhecido como chapa, número de registro ou matrícula. Esse campo que identifica o colaborador de forma única.
Nome	Nome completo do colaborador
NomeReduzido	OPCIONAL - Nome mais curto para apresentação em algumas telas.
Gestor	OPCIONAL - Nome completo do gestor direto do colaborador. O gestor deve estar previamente cadastrado com o nível de acesso tipo GESTOR.
AtivarApp	Gera o código de ativação para uso individual do aplicativo de celular. É necessário ter o número PIN para o colaborador acessar o app. Caso o colaborador já possua código de ativação, nada será feito. Valor padrão: Não Valores aceitos: SIM; S; 1; TRUE VAZIO; NÃO; NAO; N; 0; FALSE Importante: O valor NÃO ou VAZIO apenas não executa nenhuma operação.
AtivarAppV1	OBSOLETO - apenas para o aplicativo antigo, versão 1. Gera o código de ativação para uso individual do aplicativo de celular. É necessário ter o número PIN para o colaborador acessar o app. Caso o colaborador já possua código de ativação, nada será feito. Valor padrão: Não Valores aceitos: SIM; S; 1; TRUE VAZIO; NÃO; NAO; N; 0; FALSE Importante: O valor NÃO ou VAZIO apenas não executa nenhuma operação.
RevogarApp	Revoga o acesso ao aplicativo de celular. IMPORTANTE: Uma vez revogado, o app não mais enviará marcações de ponto, mesmo que seja novamente reativado. O app somente voltará a funcionar após a reativação, entrando novamente com o código de ativação. Caso o colaborador não tenha código de ativação, nada será feito. Valor padrão: Não Valores aceitos: SIM; S; 1; TRUE VAZIO; NÃO; NAO; N; 0; FALSE Importante: O valor NÃO ou VAZIO apenas não executa nenhuma operação.
RevogarAppV1	OBSOLETO - apenas para o aplicativo antigo, versão 1. Revoga o acesso ao aplicativo de celular. IMPORTANTE: Uma vez revogado, o app não mais enviará marcações de ponto, mesmo que seja novamente reativado. O app somente voltará a funcionar após a reativação, entrando novamente com o código de ativação. Caso o colaborador não tenha código de ativação, nada será feito. Valor padrão: Não Valores aceitos: SIM; S; 1; TRUE VAZIO; NÃO; NAO; N; 0; FALSE Importante: O valor NÃO ou VAZIO apenas não executa nenhuma operação.
Situacao	1 - Ativo - padrão 2 - Inativo
NivelAcesso	Limita o que este colaborador pode fazer dentro do sistema. Veja mais informações em Níveis de acesso. SOLICITANTE - Cadastros gratuitos, referente a colaboradores inativados ou cadastros de contatos corporativos. COLABORADOR - Valor padrão - Acesso liberado para registro do ponto e controle de atividades. Esse nível de usuário consegue acompanhar apenas as próprias informações. COORDENADOR GESTOR - Pode ou não registrar o ponto. Tem acesso para acompanhar as próprias informações e as informações dos colaboradores que for vinculado como responsável. EXECUTIVO - Acesso a todas as informações da plataforma.
TipoDeLicenca	PONTO (valor padrão): indica que o colaborador utilizará apenas as funcionalidades de marcação de ponto. ATIVIDADE: indica que o colaborador utilizará o timesheet de atividades.
SomentePonto	Indica que o colaborador não terá acesso aos menus de atividades. Recomendado para quem apenas usa o controle de ponto. Valor padrão: SIM Valores aceitos: SIM; VAZIO; S; 1; TRUE NÃO; NAO; N; 0; FALSE
PermiteImpar	Indica que o colaborador não será alertado em caso de marcação esquecida aberta no dia anterior Valor padrão: NÃO Valores aceitos: SIM; VAZIO; S; 1; TRUE NÃO; NAO; N; 0; FALSE
EmpregadorCodigo	Código de referência do empregador para importação.
Empregador	Nome do empregador, dê preferência para usar o EmpregadorCodigo.
EmpregadorCNPJ	CNPJ do empregador, dê preferência para usar o EmpregadorCodigo.
Departamento	Nome do departamento que o colaborador está inserido. Caso o departamento não exista, o sistema criará automaticamente o departamento com o nome informado.
CentroCusto	Centro de custo que o colaborador está inserido. Caso o centro de custo não exista, o sistema criará automaticamente com o nome informado. O centro de custo tem validade apenas para o controle de atividades e não é recomendado o uso para o módulo de Ponto.
RegraCodigo	Código da rega de ponto padrão do colaborador
RegraPonto	Nome da regra de ponto padrão do colaborador.
ConfiguracaoEspecifica	Nome da configuração específica para atribuição ao colaborador.
Feriados	Nome do calendário de Feriados Locais que o colaborador está relacionado.
RestricaoIP	Nome da regra de restrição de IP a ser aplicada ao colaborador.
FusoHorario	Indica o fuso horário do colaborador durante a marcação do ponto, obrigatório quando utiliza o computador (versão web). Valor padrão: vazio (E. South America Standard Time) Valores aceitos: vide tabela de fuso horário Importante: Essa informação sobrepõe o fuso horário selecionado no cadastro de empregadores.
NecessarioMarcarPonto	Indica que obrigatoriamente o colaborador deverá marcar o ponto. Valor padrão: SIM Valores aceitos: SIM; VAZIO; S; 1; TRUE NÃO; NAO; N; 0; FALSE
TipoColaborador	Indica que é um funcionário da empresa. Coloque NÃO caso seja um cadastro de um terceirizado ou de clientes. Valor padrão: SIM Valores aceitos: SIM; VAZIO; S; 1; TRUE NÃO; NAO; N; 0; FALSE
Endereco1	Endereço.
Endereco2	Endereço complementar.
EnderecoNumero	Número do endereço.
Bairro	Bairro.
Cidade	Cidade.
Estado	Estado federativo.
CEP	Código postal.
Pais	País.
Sexo	Valores aceitos: MASCULINO; M; HOMEM FEMININO; F; MULHER
DataNascimento	Data de nascimento do colaborador.
Telefone	Telefone principal de contato com o colaborador.
Celular	Celular do colaborador.
Cargo	Indica qual é o cargo do colaborador.
CPF	Número do CPF do colaborador. Obrigatório se colaborador for funcionário ("TipoColaborador") e registra o ponto ("NecessarioMarcarPonto")
PIS	Número do PIS do colaborador. (apenas números)
CTPS	Número da carteira de trabalho do colaborador.
DataAdmissao	Data que o colaborador foi admitido.
DataRescisao	Data que o colaborador foi demitido.
CustoPorHora	Custo do colaborador por hora. Uso exclusivo para controle de atividades.
ReceitaPorHora	Valor a ser cobrado do cliente. Se o colaborador opera apenas com atividades internas, sugestão de manter igual ao seu custo por hora. Uso exclusivo para controle de atividades.
NomeBanco	Nome do banco da conta de pagamento do colaborador Uso exclusivo para o módulo Posto de Trabalho
CodigoBanco	O código do banco ou número do banco, também conhecido como COMPE (Código do Sistema de Operações Monetárias e Compensação de Outros Papéis), é formado por 3 dígitos. Uso exclusivo para o módulo Posto de Trabalho
NumeroAgencia	Número da agência da conta de pagamento do colaborador. Uso exclusivo para o módulo Posto de Trabalho
NumeroConta	Número da conta de pagamento do colaborador. Uso exclusivo para o módulo Posto de Trabalho
TipoConta	Tipo da conta de pagamento do colaborador. Valores aceitos: 0 - Conta salário 1 - Conta corrente 2 - Conta poupança Uso exclusivo para o módulo Posto de Trabalho
AlertaEstacaoTrabalho	Indica se o módulo Posto de Trabalho deve disparar o alerta em caso de atraso do colaborador. Essa funcionalidade é aplicada apenas para colaboradores com horários do tipo FIXO. Valores aceitos: SIM; VAZIO; S; 1; TRUE NÃO; NAO; N; 0; FALSE
ToleranciaAlertaEstacaoTrabalho	Quantidade em minutos de atraso tolerados antes do disparo do alerta. Exemplo: Se preenchido com 15 minutos, e o horário de entrada do colaborador for às 08:00 hrs, caso o colaborador faça o registro de ponto de entrada até as 08:15 hrs, nenhum alerta será disparado. Caso o colaborador não registre o ponto até às 08:16 hrs o gestor será notificado daquele colaborador em atraso.
Bloqueiodoapp	Funcionalidade disponível apenas para o aplicativo versão 2.0 ou superior. Quando ativado, bloqueia a possibilidade de registro de ponto do colaborador pelo aplicativo. Recomendado o uso para situações onde o colaborador vai utilizar o app apenas para acompanhar seus apontamentos. Valores aceitos: SIM; S; 1; TRUE (valores que geram o bloqueio) NÃO; NAO; N; 0; FALSE
BloqueiaManual	Esse parâmetro permite bloquear a possibilidade de requisição manual de forma pontual para cada colaborador. Quando ativado, o colaborador não terá autorização para fazer requisições manuais por nenhum dispositivo utilizado. Valores aceitos: SIM; S; 1; TRUE (valores que geram o bloqueio) NÃO; NAO; N; 0; FALSE

PLANILHA MODELO DE COLABORADORES - TWO.xlsx