Os departamentos no TWO servem para organizar colaboradores em grupos, facilitando relatórios, gestão de acesso e atribuição de responsáveis.
Além disso, ao definir um gestor responsável, ele poderá acompanhar informações e receber notificações relacionadas aos colaboradores do seu departamento.
O que é um departamento?
Um departamento é uma forma de organizar colaboradores dentro do sistema, funcionando também como filtro em relatórios e informações.
Exemplo de departamentos: Comercial, Financeiro, Produção, Compras, Loja 2.
Você pode:
Atribuir um gestor responsável;
Vincular colaboradores;
Configurar notificações;
Criar um departamento
Acesse Configurações > Departamentos.
Clique em Incluir novo departamento.
Preencha as informações necessárias.
Clique em Salvar.
Dica: Ao importar colaboradores, se o campo Departamento estiver preenchido com um nome inexistente, o TWO cria o departamento automaticamente.
Campos do cadastro do departamento
Campo | Obrigatório | Descrição |
Departamento | Sim | Preencha com o nome do departamento. Exemplos: Comercial / Financeiros / Compras / Loja 2 / Produção |
Código | Não | Define um código para o departamento em situações de importação |
Responsável | Sim | Utilize para vincular um usuário gestor ou executivo como responsável pelo departamento |
Regra de ponto | Não | Utilize para vincular uma regra de ponto para todos os colaboradores deste departamento.
Atenção: Não recomendado para empresas com horários variáveis dentro do mesmo departamento. |
Descrição | Não | Campo aberto de texto para preencher informações complementar sobre o departamento |
Notificação por e-mail | Sim | Esse campo pode ser marcado ou desmarcado, sendo que se estiver marcado o responsável recebe os e-mails de notificação e se estiver desmarcado os e-mails são desativados. |
Ativo | Sim | Desmarque este campo quando não for mais utilizar o departamento. |
Vincular colaboradores a um departamento
Acesse o departamento clicando no ícone do lápis
No final da página clique no botão "Colaboradores"
Seleciona os colaboradores que deseja vincular ao departamento clicando no botão "+"
Caso precise vincular um colaborador que já estava anteriormente em outro departamento, utilize o filtro "Todos os colaboradores":
Ao clicar no botão "+" o salvamento ocorre automaticamente
Definir responsável pelo departamento
O usuário gestor que for definido como responsável do departamento, consegue visualizar os colaboradores que estiverem vinculados, ou seja, você pode utilizar a estrutura de departamentos para permitir ou restringir o acesso as informações dos seus colaboradores.
Para vincular um gestor ao departamento, siga o passo a passo a seguir:
Acesse o departamento clicando no lápis
No campo responsável, selecione o gestor desejado
Clique em "Salvar" no final da página
Informações dos seus departamentos
Na tela de departamentos (Configurações > Departamentos) você consegue ver a lista dos seus departamentos, incluindo Código, Nome, Responsável e quantidade de colaboradores vinculados:
Caso precise editar alguma informação, basta clicar no lápis e realizar os ajustes necessário.
Notificações
O responsável pelo departamento receberá notificações por e-mail e na tela inicial relacionadas aos colaboradores vinculados.
Para desativar as notificações, basta desmarcar o campo "Enviar e-mails" nos detalhes do departamento e na sequencia clicar em "Salvar":
Notificações enviadas:
Alerta de marcação manual
Alerta de pausas não cumpridas
Alerta de horas extras para aprovação
Alerta de justificativas inseridas
Alerta de foto não reconhecida
Alerta de registro de ponto fora da localidade
Perguntas frequentes
Um colaborador pode estar vinculado a mais de um departamento?
Resposta: Não. Cada colaborador pode estar vinculado em apenas um único departamento. Caso você precise mudar o departamento do colaborador, em seu cadastro estará constando apenas o departamento atual.
Um mesmo gestor pode ser responsável por mais de um departamento?
Resposta: Sim, o gestor pode ser vinculado em quantos departamentos forem necessários. Lembrando que o gestor verá as informações e receberá as notificações de todos os colaboradores dos departamentos que ele for responsável.
Posso excluir um departamento?
Reposta: Apesar de ser possível excluir, é recomendado que você faça a inativação, pois isso fará com que o seu histórico de informações seja preservado.O que acontece ao desativar um departamento?
Resposta: Ele deixa de aparecer nas opções de seleção e não pode receber novos colaboradores.