O módulo de Gestão de Documentos permite centralizar e organizar os documentos relacionados aos colaboradores em um único local.
A empresa pode utilizá-lo para armazenar, por exemplo:
holerites;
documentos admissionais;
advertências;
informativos;
POPs;
outros documentos relacionados ao colaborador.
Cada arquivo fica vinculado a um colaborador e pode ser organizado por tipo de documento, facilitando a identificação e a consulta posterior.
No momento do envio, também é possível informar a competência do documento e definir quem poderá visualizá-lo, de acordo com a necessidade da empresa.
Depois de enviados, os arquivos podem ser consultados pela Central de Relatórios, tanto por colaborador quanto em uma visão geral dos documentos da empresa.
Importante: antes de enviar um documento, é necessário ter um tipo de documento cadastrado.
Como cadastrar um tipo de documento?
O tipo de documento funciona como uma categoria para organizar os arquivos que serão enviados.
Por exemplo, a empresa pode cadastrar tipos como Holerite, Documentos admissionais, Advertência, Informativo ou POP.
Acesse Configurações > Documentos - Tipos.
Clique em Incluir novo Tipo de Documento.
Informe o Tipo de documento.
Preencha a Descrição (opcional).
Clica em Salvar.
Após o cadastro, o tipo ficará disponível para ser utilizado no envio dos documentos.
Como enviar um documento para um colaborador?
Existem dois caminhos para enviar documentos: pelo relatório Documentos por colaborador ou por Documentos gerais da empresa.
Nos dois casos, o documento será vinculado a um colaborador. A diferença está em como você inicia o lançamento.
Enviar por Documentos por colaborador
Esse caminho pode ser utilizado quando você já sabe para qual colaborador deseja enviar o documento.
Acesse Relatórios > Central de Relatórios > Documentos por colaborador.
Localize o colaborador desejado.
Clique no colaborador para acessar os documentos vinculados a ele.
Clique em Novo Documento.
Em Tipo, selecione o tipo de documento.
Preencha o Título, se necessário.
Informe a Competência, quando o documento possuir uma referência de período.
Preencha a Descrição, se necessário.
Em Arquivo, arraste o arquivo para a área indicada ou clique para selecioná-lo no computador.
Em Controle de acesso, escolha quem poderá visualizar o documento.
Clique em Incluir novo documento.
Como o lançamento foi iniciado dentro dos documentos do colaborador, ele já estará definido para o envio.
Após a inclusão, o arquivo ficará vinculado ao colaborador.
Enviar por Documentos gerais da empresa
Nesse caminho, você inicia o lançamento pela visão geral dos documentos e seleciona o colaborador durante o envio.
Acesse Relatórios > Central de Relatórios > Documentos gerais da empresa.
Clique em Adicionar novo documento.
Selecione o colaborador que receberá o documento.
Em Tipo, selecione o tipo de documento.
Preencha o Título, se necessário.
Informe a Competência, quando o documento possuir uma referência de período.
Preencha a Descrição, se necessário.
Em Arquivo, arraste o arquivo para a área indicada ou clique para selecioná-lo no computador.
Em Controle de acesso, escolha quem poderá visualizar o documento.
Clique em Incluir novo documento.
Nesse caminho, é necessário selecionar o colaborador antes de concluir o cadastro do documento.
Após a inclusão, o arquivo ficará vinculado ao colaborador selecionado.
Informações importantes sobre o envio
Durante o envio do documento, considere as seguintes informações:
Campo | Como funciona |
Título | O preenchimento é opcional. Se não for informado, o sistema utilizará o nome do arquivo enviado para identificar o documento. |
Competência | O preenchimento é opcional. É possível não informar uma competência, informar somente o ano ou informar mês e ano. Se um mês for preenchido, o ano também deverá ser informado. |
Descrição | O preenchimento é opcional e pode ser utilizado para adicionar informações sobre o documento. |
Arquivo | É possível selecionar mais de um arquivo no mesmo envio. O tamanho máximo permitido é de 10 MB por arquivo. |
Controle de acesso | Define quem poderá visualizar o documento após o envio. |
Importante: ao selecionar vários arquivos no mesmo envio, todos utilizarão as mesmas informações definidas no lançamento, como colaborador, tipo de documento, competência e controle de acesso. Se os arquivos precisarem de informações diferentes, realize os envios separadamente.
Opções de controle de acesso
Opção | Quem poderá visualizar |
Apenas o RH | RH |
RH + Colaborador | RH e colaborador |
RH + Gestor | RH e gestor |
RH + Gestor + Colaborador | RH, gestor e colaborador |
Como consultar os documentos enviados?
A Central de Relatórios possui duas formas de consultar os documentos:
Documentos por colaborador: para visualizar os arquivos vinculados a uma pessoa específica.
Documentos gerais da empresa: para localizar documentos utilizando os filtros disponíveis.
Como consultar os documentos por colaborador?
Acesse Central de Relatórios > Documentos por colaborador.
Localize o colaborador que deseja consultar.
Clique no colaborador para visualizar os documentos vinculados a ele.
Consulte os arquivos disponíveis.
Os documentos são apresentados de acordo com os tipos cadastrados, facilitando a identificação dos arquivos daquele colaborador.
Como consultar os documentos gerais da empresa?
Acesse Central de Relatórios > Documentos gerais da empresa.
Utilize os filtros disponíveis, como Competência, Colaboradores, Tipo de documento, Departamento e Status.
Clique em Aplicar filtros.
Consulte os documentos encontrados.
Os documentos serão apresentados de acordo com os filtros aplicados.
Por essa mesma tela, também é possível iniciar o envio de um novo documento para um colaborador.
Perguntas frequentes
É possível enviar um único documento para todos os colaboradores?Resposta: Não. Atualmente, os documentos são vinculados individualmente aos colaboradores.
Preciso cadastrar um tipo de documento antes de realizar o envio?
Resposta: Sim. Todo documento precisa estar vinculado a um tipo de documento. Por isso, é necessário realizar esse cadastro antes do envio.
O título do documento é obrigatório?
Resposta: Não. Se o título não for preenchido, o sistema utilizará o nome do arquivo enviado para identificar o documento.
A competência é obrigatória?
Resposta: Não. É possível enviar um documento sem competência, informar somente o ano ou informar mês e ano. Se um mês for preenchido, também será necessário informar o ano.
Posso enviar vários arquivos para o mesmo colaborador?
Resposta: Sim. É possível selecionar vários arquivos em um mesmo envio, desde que todos utilizem as mesmas informações definidas no lançamento.
Se os arquivos precisarem de tipos, competências ou controles de acesso diferentes, realize os envios separadamente.
Qual é o tamanho máximo permitido para cada arquivo?
Resposta: O limite é de 10 MB por arquivo.
Quem consegue visualizar os documentos enviados?
Resposta: A visualização depende da opção escolhida no campo Controle de acesso no momento do envio.O documento pode ficar disponível apenas para o RH ou também para o gestor e/ou colaborador.
Onde posso consultar um documento depois do envio?
Resposta: Os documentos podem ser consultados em Central de Relatórios > Documentos por colaborador ou em Central de Relatórios > Documentos gerais da empresa, de acordo com a forma de consulta desejada.
Qual é a diferença entre enviar um documento por “Documentos por colaborador” e “Documentos gerais da empresa”?
Resposta: Nos dois caminhos, o documento será vinculado a um colaborador.
Em Documentos por colaborador, você primeiro localiza e acessa o colaborador. Ao incluir o documento, ele já estará definido para o envio.
Em Documentos gerais da empresa, você inicia o novo documento pela visão geral e precisa selecionar o colaborador durante o lançamento.