A assinatura eletrônica do espelho de ponto garante praticidade, segurança e redução do uso de papel. O colaborador pode realizar a assinatura de forma 100% digital, dentro do sistema ou aplicativo, sem necessidade de impressão.
⚠️ Importante: Antes de habilitar a utilização da assinatura eletrônica do espelho de ponto, a empresa deve validar com o setor jurídico se há restrições legais ou políticas internas que impeçam seu uso.
Objetivo
Explicar como funciona a assinatura eletrônica do espelho de ponto, como configurá-la no sistema e esclarecer dúvidas comuns.
Benefícios
Praticidade: elimina a necessidade de impressão e assinatura manual
Redução de custo: evita logística de envio e impressão dos espelhos de ponto, e posterior armazenamento.
Segurança: assinatura eletrônica intencional e auditável.
Filtros de busca: o RH consegue utilizar filtros no sistema para localizar espelhos de ponto com rapidez.
Sustentabilidade: reduz o consumo de papel e recursos naturais.
Funcionamento Técnico da Assinatura Eletrônica do Espelho de Ponto
A solução da TWO para assinatura eletrônica do espelho de ponto foi desenvolvida para garantir integridade, autenticidade e rastreabilidade jurídica, alinhada às boas práticas de auditoria e segurança da informação. O processo segue as etapas abaixo:
Fechamento da folha pelo gestor ou RH
Após a conferência dos registros de ponto, o gestor ou setor de RH realiza o fechamento da folha no sistema.
Este fechamento trava alterações posteriores, garantindo que os registros validados permaneçam inalterados até a coleta da assinatura do colaborador.
Acesso autenticado do colaborador
O colaborador acessa o sistema da TWO utilizando sua senha pessoal e intransferível.
Esta credencial é vinculada ao usuário, registrando a identidade digital de quem está acessando.
Confirmação ativa e consciente
Para confirmar que concorda com a folha, o colaborador deve digitar o seu nome completo, e não apenas clicar em um botão.
Essa exigência garante a manifestação inequívoca de vontade, reduzindo a possibilidade de alegação de erro ou automatismo.
Geração de identificador único da assinatura
Ao concluir a assinatura, o sistema gera um número aleatório e exclusivo (hash interno), que é gravado junto ao espelho de ponto como identificador da assinatura.
Esse número funciona como um código de autenticidade, impedindo reutilização ou manipulação indevida.
Reabertura e necessidade de nova assinatura
Caso o RH precise reabrir a folha para ajustes após a assinatura do colaborador, o sistema remove automaticamente o identificador da assinatura.
Isso obriga uma nova assinatura eletrônica pelo colaborador, com a geração de um novo identificador, evidenciando que se trata de uma versão revisada do espelho, ou seja, temos a garantia que a versão assinada pelo colaborador foi a última versão disponível do espelho de ponto.
Logs e trilha de auditoria
O sistema mantém um log de segurança detalhado, registrando:
Data e hora do fechamento da folha;
Data, hora e usuário que realizou a assinatura;
Eventual reabertura da folha e novos registros de assinatura.
Essa trilha de auditoria assegura rastreabilidade completa do processo e impede que alterações passem despercebidas.
Garantias jurídicas
O modelo adotado garante:
Integridade: qualquer alteração posterior à assinatura invalida o identificador único.
Autenticidade: a assinatura está vinculada ao login e senha pessoal do colaborador.
Não repúdio: o ato de digitar o nome completo e registrar nos logs do sistema impede que o colaborador alegue não ter participado do processo.
Dica: Veja mais detalhes sobre o procedimento de assinatura do espelho de ponto pelo colaborador pelos links abaixo:
Procedimento via aplicativo clique aqui.
Procedimento via acesso web (navegador) clique aqui.
Procedimento de configuração
Essa funcionalidade pode ser controlada a nível de regra de ponto, ou seja, você pode escolher quais colaboradores estarão sujeitos a este tipo de assinatura.
Acesse a regra de ponto desejada pelo caminho CONFIGURAÇÕES > REGRAS DE PONTO
Selecione a regra de ponto desejada clicando no "lápis" para edição
Acesse a aba AVANÇADAS
Marque a opção "Colaborador assina eletronicamente"
Salve no final da página
Pronto! Espelhos de ponto aprovados após essa configuração, vão exigir assinatura eletrônica do colaborador.
Informações adicionais
Autenticidade do usuário: antes de realizar a assinatura, o colaborador precisa acessar o sistema com login e senha pessoais, garantindo que apenas ele possa realizar essa ação.
Registro técnico da assinatura: cada assinatura eletrônica gera um hash único e é acompanhada de informações como IP, navegador e localização do dispositivo utilizado no momento. Esses registros servem como evidências técnicas da autoria da assinatura.
Integridade do documento: caso o RH ou o gestor faça qualquer alteração no espelho de ponto após a assinatura, o sistema exige uma nova assinatura do colaborador, garantindo que ele valide sempre a última versão aprovada.
Validade em processos trabalhistas: já tivemos outros clientes que apresentaram espelhos de ponto assinados eletronicamente em ações trabalhistas, e os mesmos foram reconhecidos judicialmente como válidos.
Natureza da assinatura: nossa solução é baseada em assinatura eletrônica (sem certificado digital), que a legislação brasileira reconhece como válida, desde que haja meios de comprovar autoria e integridade — aspectos que nosso sistema assegura.
Perguntas frequentes
Este processo é válido perante o Ministério do Trabalho? Qual responsabilidade da TWO sobre o processo?
Resposta: Com a reforma trabalhista de 2017 é possível acordos específicos com os sindicatos e trabalhadores. Cada empresa deve seguir com os processos legais para obter esta permissão de uso, trazendo diversos benefícios como a facilidade do processo, guarda de documentos e consumo de recursos naturais.
Do ponto de vista da TWO é garantido todo o processo de auditoria e arquivamento dos registros eletrônicos pelo prazo mínimo legal já estipulados dos documentos em papel.O que fazer em caso de ausência do colaborador, por exemplo, férias ou afastamento?
Resposta: Ao acessar o espelho de ponto do colaborador existe a opção de MARCAR COLABORADOR COMO AUSENTE, que funciona como um substituto da assinatura do colaborador. Apenas o nível executivo tem permissão para realizar este procedimento.
Caso esse procedimento seja executado, é mostrado tanto no sistema quando no arquivo impresso do espelho de ponto que o colaborador não realizou a assinatura.
Em caso de recusa de assinatura por parte do colaborador, qual o procedimento a ser adotado?
Resposta: Deve ser seguido o mesmo procedimento já adotado pela empresa no modelo em papel.
Após o colaborador ter assinado, detectamos que a folha necessita de um ajuste. É possível realizar?
Resposta: O RH com um nível de acesso executivo, poderá remover a aprovação do espelho de ponto, o que também removerá a assinatura do colaborador, exigindo um novo ciclo de assinatura, ou seja, é garantido que quando existe a assinatura do colaborador no espelho de ponto, ele assinou a última versão disponível.
Como o colaborador pode ter segurança que a folha de ponto não foi alterada após sua assinatura?
Resposta: Abaixo do nome do gestor que aprovou a folha, há um código de autenticação que garante a integridade. Caso seja necessário algum ajuste, a folha terá que ser reaprovada, o que alterará o código de autenticação. Uma nova assinatura será necessária.
Onde encontro os espelhos de ponto pendente de assinatura?
Resposta: Você pode utilizar nossa Central de Relatórios pelo caminho RELATÓRIOS > CENTRAL DE RELATÓRIOS > PENDÊNCIA DE ASSINATURA