Uma política de RH eficiente deve ser clara, prática e refletir a realidade da empresa. Antes de criá-la ou atualizá-la, avalie os principais pontos de atrito com colaboradores, garanta que as diretrizes estejam alinhadas ao dia a dia da organização e evite regras que fiquem apenas no papel.
Dica: Uma política simples e aplicada no cotidiano tem muito mais valor do que um documento extenso e rígido que não é seguido.
A seguir, apresentamos os principais tópicos que não podem faltar em sua política de RH. Avalie também as necessidades específicas da sua empresa para complementar ou ajustar os pontos listados.
Tópicos importantes para acrescentar na sua política de RH
Jornada de Trabalho:
Defina claramente como o colaborador deve registrar a jornada (entrada, saída e pausas).
Informe se as pausas são pré-assinaladas ou se devem ser registradas manualmente.
Especifique quantas marcações de ponto são esperadas por dia.
Exemplo: Se houver registro de pausas, espera-se 4 marcações (início do expediente, início da pausa, fim da pausa e encerramento). Caso a pausa seja pré-assinalada, apenas 2 marcações (início e fim do expediente).
Oriente como proceder em caso de pausas diferentes do padrão pré-assinalado, assegurando que o colaborador sempre consiga evidenciar de forma fiel a sua jornada de trabalho
Reforce que é dever do colaborador registrar a jornada de forma fiel.
Explique como solicitar ajustes em casos de erro ou esquecimento.
Pausas (intrajornada)
Não é permitida a redução das pausas em nenhuma hipótese.
Não é permitido compensar atrasos ou saídas antecipadas utilizando o horário de pausa.
Canais de Registro de ponto
Liste os canais oficiais aceitos (aplicativo, relógio, equipamentos, computadores autorizados etc.).
Deixe claro que registros feitos em canais não autorizados não serão considerados e podem gerar medidas disciplinares.
Em caso de uso de aplicativo: especifique locais permitidos para registro (interno, externo, home office).
Dica: Em caso de colaboradores que trabalham externo visitando clientes ou filiais da empresa, mencione quais são as diretrizes para registro de ponto nestes cenários.
Se houver reconhecimento facial, oriente o colaborador a garantir que o rosto esteja visível e reconhecível.
Banco de Horas e Horas Extras
Informe se a empresa utiliza banco de horas, como funciona e se há fechamento periódico.
Mencione prazos para compensação de horas, quando aplicável.
Estabeleça que horas extras dependem de autorização prévia do gestor ou RH.
Defina canais e prazos para solicitação de horas extras.
Reforce que horas extras só podem ser realizadas quando houver demanda produtiva.
Caso seja necessário justificar horas extras, especifique prazos e canais.
Informe que o pagamento de horas extras segue a convenção coletiva, quando aplicável.
Atrasos e Faltas
Explique como serão tratados (descontos em folha, banco de horas ou ambos).
Reforce que a compensação de atrasos e faltas com banco de horas exige autorização prévia.
Lembre que a concessão do banco de horas é um mútuo acordo entre colaborador e empresa.
Ressalte que faltas não justificadas podem ser descontadas em folha de pagamento, mesmo que exista a utilização de banco de horas.
Limites de Ajustes Manuais
Estabeleça o número máximo de ajustes mensais permitidos.
Defina prazo e canal para solicitação de ajustes.
Dica: Empresas costumam limitar entre 4 e 10 marcações manuais por mês.
Defina claramente quais serão as medidas caso os limites de marcações manuais sejam excedidos, quando aplicável.
Assinatura do Espelho de Ponto
Defina o prazo e canais para assinatura do espelho.
Explique possíveis medidas disciplinares em caso de descumprimento.
Oriente como proceder em caso de erros no espelho, indicando os canais de suporte (RH ou gestor).
Sobreaviso
Caso utilizado, informe as diretrizes (tempo de resposta, prazos e responsabilidades).
Se o colaborador puder solicitar sobreaviso, especifique canais e prazos.
Justificativas e Atestados:
Informe prazos para entrega e tipos de documentos aceitos.
Explique o que acontece caso o prazo não seja cumprido.
Liste os canais oficiais para entrega de justificativas e atestados.
Interjornada:
Reforce o cumprimento das 11 horas de descanso entre jornadas.
Informe o canal e responsável para ajustes caso o cumprimento do descanso seja comprometido
Feriados e Emendas:
Não inclua o calendário de feriados na política, para evitar desatualizações anuais.
Mantenha feriados e emendas em documento separado.
Escalas de Trabalho:
Esclareça que alterações de escala só podem ser feitas com autorização do gestor imediato.
Indique canais e responsáveis para ajustes, quando necessários.
Reforce a necessidade de respeitar os períodos de descanso definidos.
Coloque em prática
Mantenha sempre sua política de RH clara, aplicável e atualizada, refletindo a realidade da empresa. Mais do que um documento formal, ela deve servir como um guia prático tanto para colaboradores quanto para gestores, promovendo transparência e alinhamento.
Ao seguir os tópicos listados neste artigo e adaptá-los às necessidades específicas do seu negócio, você garante uma política que realmente apoia o dia a dia da equipe e contribui para um ambiente de trabalho mais organizado, justo e eficiente.