A aprovação da folha de ponto depende do cumprimento de algumas condições que garantem que todos os registros de entrada, saída, horas extras e justificativas estejam corretos.
Para que a folha seja aprovada, todos os registros devem estar completos, precisos e em conformidade com as regras da empresa. Qualquer inconsistência, como marcações ímpares, justificativas pendentes ou horas extras não justificadas, impede que a folha seja aprovada.
Sempre que houver alguma irregularidade, o sistema bloqueia a aprovação e exibe mensagens de alerta indicando o que precisa ser corrigido. A seguir, detalhamos os principais casos e as ações necessárias para resolvê-los.
Marcação ímpar
A folha de ponto não pode ser aprovada quando existem marcações ímpares. Para cada entrada registrada, deve haver uma saída correspondente para que o sistema calcule corretamente as horas trabalhadas.
Quando aparece a mensagem:
"Revise a folha, pois existe marcação ímpar. A folha somente pode ser aprovada sem marcações em aberto"
É necessário:
Verificar quais dias possuem quantidade ímpar de marcações (por exemplo: 1, 3 ou 5 marcações no dia).
Analisar se está faltando uma marcação ou se há uma marcação extra.
Corrigir a situação adicionando a marcação que falta ou desconsiderando a que está sobrando.
Na folha, os dias com marcação ímpar são sinalizados na coluna de alertas com um triângulo vermelho, indicando que precisam de revisão.
Marcações manuais pendentes
Quando há marcações manuais que ainda não foram aprovadas, o sistema exibe a mensagem:
"Existem apontamentos manuais pendentes deste colaborador. A folha somente pode ser aprovada após todos os apontamentos serem aprovados"
Para resolver:
Identificar os dias com marcações manuais pendentes.
Analisar cada marcação e decidir se deve aprovar ou reprovar, considerando o tratamento realizado no dia.
Essas marcações aparecem destacadas na cor laranja. Somente após todas serem tratadas, a folha poderá ser aprovada.
Justificativas pendentes
Se o colaborador possui justificativas pendentes de aprovação, a folha não pode ser aprovada. Ao tentar aprovar, será exibida a mensagem:
"Existe uma ou mais requisições de justificativas pendentes de aprovação. A folha somente pode ser aprovada após esses ajustes serem realizados."
Para solucionar, acesse Apontamentos > Aprovação de justificativas e aprove ou reprove as solicitações pendentes do colaborador.
Hora extra sem justificativa
Quando a regra de ponto exige que o colaborador justifique a hora extra, e ele não faz a justificativa, o sistema mostra a mensagem:
"Existe uma ou mais requisições de hora extra sem justificativa. A folha somente pode ser aprovada com estes ajustes realizados."
A coluna de alertas indicará as horas extras que precisam de justificativa.
O colaborador pode:
Justificar a hora extra diretamente no aplicativo ou na plataforma.
Ou o RH pode configurar para que o gestor crie a requisição e registre a justificativa em nome do colaborador.
Perguntas Frequentes
O que significa “marcação ímpar” na folha de ponto?
Resposta: Marcação ímpar ocorre quando o número de registros de entrada e saída em um dia não está balanceado (ex.: 1, 3 ou 5 marcações). O sistema exige que cada entrada tenha uma saída correspondente para calcular corretamente as horas trabalhadas.
Como corrigir uma marcação ímpar?
Resposta: Verifique se falta alguma marcação ou se existe alguma a mais. Depois, adicione a marcação que falta ou desconsidere a que está sobrando. Os dias com marcação ímpar são sinalizados com um triângulo vermelho na coluna de alertas.
O que são marcações manuais pendentes?
Resposta: São registros feitos manualmente pelo colaborador que ainda não foram aprovados pelo gestor. Esses dias aparecem destacados na cor laranja na folha de ponto.
Como aprovar ou reprovar marcações manuais?
Resposta: Analise cada marcação manual pendente e decida se deve aprovar ou reprovar, conforme o tratamento realizado no dia. A folha só pode ser aprovada após todas as marcações manuais serem tratadas.
O que são justificativas pendentes?
Resposta: São solicitações feitas pelo colaborador para justificar atrasos, atestados, faltas ou outras situações. Enquanto estiverem pendentes, a folha não pode ser aprovada.
Como aprovar ou reprovar justificativas pendentes?
Resposta: Acesse Apontamentos > Aprovação de justificativas e aprove ou reprove as solicitações pendentes do colaborador.
O que significa “hora extra sem justificativa”?
Resposta: Quando a regra de ponto exige que o colaborador justifique horas extras e ele não faz, o sistema bloqueia a aprovação da folha e indica a hora extra pendente de justificativa.
Como resolver horas extras sem justificativa?
Resposta: O colaborador pode justificar a hora extra diretamente no aplicativo ou na plataforma, ou o gestor pode criar a requisição e registrar a justificativa em nome do colaborador.
Posso aprovar a folha se houver algum alerta?
Resposta: Não. Qualquer inconsistência, seja marcação ímpar, marcação manual ou justificativa/hora extra pendente, impede a aprovação até que seja corrigida.